Einen tatsächlichen Fälligkeitstermin verwenden

„Netto 14“ bedeutet in der Regel, dass die Zahlung 14 Tage nach dem Rechnungsdatum fällig ist. Ein konkretes Datum lässt sich leichter prüfen. Eine Rechnung vom 5. Oktober 2026 mit 14-tägigem Zahlungsziel würde zum Beispiel einen Fälligkeitstermin am 19. Oktober 2026 ausweisen. Verwenden Sie den mit dem Kunden vereinbarten Zeitraum.

Erklären Sie, wie die Zahlung erfolgen soll

Fügen Sie die vereinbarte Zahlungsmethode, die dafür benötigten Angaben und die Rechnungsreferenz hinzu. Zum Beispiel: „Bitte zahlen Sie per Banküberweisung bis zum 19. Oktober 2026. Verwenden Sie INV-2026-014 als Verwendungszweck.“ Ergänzen und prüfen Sie die tatsächlichen Kontodaten separat.

Gestalten Sie den Zahlungsablauf übersichtlich

Fragen Sie den Kunden, ob eine Bestellnummer oder eine Einreichung über ein Abrechnungsportal erforderlich ist. Klären Sie, wer die Zahlung bearbeitet. Eine korrekt adressierte Rechnung mit der richtigen Referenz lässt sich leichter der freigegebenen Arbeit zuordnen.

Mit den Fakten nachfassen

Wenn eine Rechnung unbezahlt bleibt, prüfen Sie, ob der Kunde sie erhalten hat, und verweisen Sie auf die Rechnungsnummer, das ursprüngliche Fälligkeitsdatum und den offenen Betrag. Verwenden Sie eine höfliche Erinnerung. Etwaige Mahngebühren oder Zinsen müssen den geltenden Regeln und der Vereinbarung entsprechen; fügen Sie keine willkürlichen Gebühren hinzu.

Diese Leitfäden erklären alltägliche Abläufe rund um die Rechnungsstellung. Die Beispiele dienen zur Veranschaulichung; prüfe die Regeln, die für dein Unternehmen und deinen Standort gelten.

Referenz: GOV.UK — Britische Rechnungsanforderungen ↗