Dùng ngày đến hạn cụ thể
“Net 14” thường có nghĩa là thanh toán đến hạn sau 14 ngày kể từ ngày lập hóa đơn. Một ngày cụ thể sẽ dễ kiểm tra hơn. Ví dụ, hóa đơn lập ngày 5 tháng 10 năm 2026 với điều khoản 14 ngày sẽ hiển thị ngày đến hạn là 19 tháng 10 năm 2026. Hãy dùng mốc thời gian đã thỏa thuận với khách hàng.
Giải thích cách thanh toán
Nêu phương thức thanh toán đã thỏa thuận, các thông tin cần có để sử dụng và mã tham chiếu hóa đơn. Ví dụ: “Vui lòng chuyển khoản ngân hàng trước ngày 19 tháng 10 năm 2026. Dùng INV-2026-014 làm mã tham chiếu.” Hãy thêm và kiểm tra riêng thông tin tài khoản thực tế.
Làm cho quy trình thanh toán dễ theo dõi
Hỏi khách hàng xem họ có cần đơn đặt hàng hay nộp qua cổng thanh toán không. Kiểm tra ai là người xử lý thanh toán. Một hóa đơn được gửi đúng người nhận với mã tham chiếu chính xác sẽ dễ đối chiếu với công việc đã được phê duyệt hơn.
Nhắc lại bằng thông tin thực tế
Khi một hóa đơn chưa được thanh toán, hãy kiểm tra rằng khách hàng đã nhận được hóa đơn và nhắc đến số hóa đơn, ngày đến hạn ban đầu và số tiền còn nợ. Hãy dùng lời nhắc lịch sự. Mọi khoản phí trả chậm hoặc lãi suất cần phản ánh đúng quy định áp dụng và thỏa thuận; đừng tự ý thêm phí.
Những hướng dẫn này giải thích các quy trình lập hóa đơn hằng ngày. Các ví dụ chỉ mang tính minh họa; hãy kiểm tra các quy định áp dụng cho doanh nghiệp và khu vực của bạn.
Tài liệu tham khảo: GOV.UK — Yêu cầu về hóa đơn tại Vương quốc Anh ↗
