Hóa đơn giải thích số tiền phải trả
Gửi hóa đơn để mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ, hiển thị số tiền và giải thích hướng dẫn thanh toán đã thỏa thuận. Nó thường bao gồm mã hóa đơn và các ngày liên quan. Ví dụ, một nhà thiết kế gửi hóa đơn cho một dự án đã hoàn thành trước khi khách hàng chuyển tiền.
Biên nhận ghi nhận một khoản thanh toán
Sau khi khoản thanh toán được xác nhận, biên nhận có thể ghi lại ngày, số tiền và khoản thanh toán liên quan đến điều gì. Yêu cầu về tài liệu phụ thuộc vào giao dịch và quy định địa phương. Thông báo giao dịch thẻ và biên nhận doanh nghiệp không tự động thay thế cho nhau.
Giữ trạng thái thanh toán chính xác
Khi bạn xác nhận một khoản thanh toán, hãy cập nhật trạng thái của hóa đơn trong hồ sơ. Trong Invoice Maker, việc ghi hóa đơn là đã thanh toán giúp sắp xếp tổng quan. Trạng thái đó là hồ sơ do bạn duy trì; không nên mô tả nó như xử lý thanh toán tự động.
Giữ cả hai phía của hồ sơ
Lưu lại hóa đơn bạn đã xuất và bằng chứng thanh toán liên quan đến nó. Nếu khách hàng yêu cầu xác nhận, hãy tham chiếu số hóa đơn và số tiền thanh toán thực tế. Với các khoản thanh toán một phần, hãy làm rõ số dư còn lại.
Những hướng dẫn này giải thích các quy trình lập hóa đơn hằng ngày. Các ví dụ chỉ mang tính minh họa; hãy kiểm tra các quy định áp dụng cho doanh nghiệp và khu vực của bạn.
Tài liệu tham khảo: GOV.UK — Yêu cầu về hóa đơn tại Vương quốc Anh ↗
