Рахунок-фактура пояснює суму до сплати

Надсилайте рахунок-фактуру, щоб описати товари або послуги, показати суму й пояснити погоджені інструкції щодо оплати. Зазвичай він містить референс рахунку-фактури та відповідні дати. Наприклад, дизайнер надсилає рахунок-фактуру за завершений проєкт до того, як клієнт перерахує гроші.

Квитанція фіксує платіж

Після підтвердження платежу квитанція може зафіксувати дату, суму й те, до чого стосується платіж. Вимоги до документа залежать від транзакції та місцевих правил. Сповіщення про карткову операцію та бізнес-квитанція не є автоматично взаємозамінними.

Підтримуйте точний статус оплати

Коли ви підтверджуєте платіж, оновіть статус рахунку-фактури у своїх записах. В Invoice Maker позначення рахунку-фактури як оплаченого допомагає впорядкувати огляд. Цей статус — це запис, який ви ведете; його не слід описувати як автоматичну обробку платежу.

Зберігайте обидві сторони запису

Зберігайте виданий вами рахунок-фактуру та підтвердження платежу, яке до нього належить. Якщо клієнт просить підтвердження, посилайтеся на номер рахунку-фактури та фактичну суму платежу. Для часткових оплат чітко вказуйте залишок.

Ці гіди пояснюють щоденні процеси виставлення рахунків. Приклади мають ілюстративний характер; перевіряйте правила, що застосовуються до вашого бізнесу та місця.

Джерело: GOV.UK — Вимоги до рахунків-фактур у Великій Британії ↗