Een factuur verklaart het verschuldigde bedrag
Stuur een factuur om de goederen of diensten te beschrijven, het bedrag te tonen en de afgesproken betalingsinstructies uit te leggen. Deze bevat meestal een factuurreferentie en relevante data. Bijvoorbeeld: een ontwerper stuurt een factuur voor een voltooid project voordat de klant het geld overmaakt.
Een kwitantie legt een betaling vast
Nadat een betaling is bevestigd, kan een kwitantie de datum, het bedrag en waar de betaling betrekking op heeft vastleggen. De documentvereisten hangen af van de transactie en lokale regels. Een melding van een kaarttransactie en een zakelijke kwitantie zijn niet automatisch uitwisselbaar.
Houd de betalingsstatus accuraat
Wanneer je een betaling bevestigt, werk je de status van de factuur bij in je administratie. In Invoice Maker helpt het registreren van een factuur als betaald om het overzicht te ordenen. Die status is een registratie die je zelf bijhoudt; die mag niet worden omschreven als automatische betalingsverwerking.
Houd beide kanten van de administratie bij
Bewaar de factuur die je hebt uitgegeven en het betalingsbewijs dat daarbij hoort. Als de klant om bevestiging vraagt, verwijs dan naar het factuurnummer en het werkelijke betaalde bedrag. Maak bij deelbetalingen het resterende saldo duidelijk.
Deze gidsen leggen alledaagse facturatieprocessen uit. De voorbeelden zijn ter illustratie; controleer de regels die gelden voor jouw bedrijf en locatie.
Referentie: GOV.UK — Vereisten voor facturen in het VK ↗
