Maak de factuur en exporteer daarna de PDF
Begin met de factuurgegevens, gespecificeerde werkzaamheden, totalen en betalingsinstructies. Invoice Maker kan een PDF maken die je kunt bewaren of delen. Een PDF is het uitvoerformaat; het voegt geen ontbrekende factuurgegevens toe en controleert de fiscale behandeling niet.
Voordat je op verzenden drukt
Open de PDF en controleer of de tekst goed leesbaar is, de regels volledig zijn en het totaal en de valuta duidelijk zijn. Gebruik een beschrijvende bestandsnaam zoals INV-2026-014.pdf. Verstuur de factuur naar het afgesproken facturatiecontact met een onderwerp waarin het factuurnummer staat.
Bewaar een betrouwbare kopie
Bewaar de exacte PDF die je hebt verstuurd bij je bedrijfsadministratie. Als je een factuur moet corrigeren, volg dan de lokale regels voor administratie en maak de wijziging duidelijk voor je klant. Een herziene factuur mag geen twijfel laten over welke versie betaald moet worden.
PDF-factuur of elektronische factuur?
Een gewone PDF en een gestructureerde elektronische factuur zijn niet hetzelfde. Sommige klanten of rechtsgebieden vereisen machineleesbare formaten of goedgekeurde systemen. Controleer de ontvangstvereisten voordat je een PDF als voldoende beschouwt.
Deze gidsen leggen alledaagse facturatieprocessen uit. De voorbeelden zijn ter illustratie; controleer de regels die gelden voor jouw bedrijf en locatie.
Referentie: GOV.UK — Vereisten voor facturen in het VK ↗
