Το τιμολόγιο εξηγεί το οφειλόμενο ποσό
Στείλτε ένα τιμολόγιο για να περιγράψετε τα αγαθά ή τις υπηρεσίες, να δείξετε το ποσό και να εξηγήσετε τις συμφωνημένες οδηγίες πληρωμής. Συνήθως περιλαμβάνει αναφορά τιμολογίου και σχετικές ημερομηνίες. Για παράδειγμα, ένας σχεδιαστής στέλνει τιμολόγιο για ένα ολοκληρωμένο έργο πριν ο πελάτης μεταφέρει τα χρήματα.
Η απόδειξη καταγράφει μια πληρωμή
Αφού επιβεβαιωθεί μια πληρωμή, μια απόδειξη μπορεί να καταγράψει την ημερομηνία, το ποσό και σε τι αφορά η πληρωμή. Οι απαιτήσεις του εγγράφου εξαρτώνται από τη συναλλαγή και τους τοπικούς κανόνες. Μια ειδοποίηση συναλλαγής κάρτας και μια επαγγελματική απόδειξη δεν είναι αυτόματα εναλλάξιμες.
Διατηρήστε ακριβή την κατάσταση πληρωμής
Όταν επιβεβαιώσετε μια πληρωμή, ενημερώστε την κατάσταση του τιμολογίου στα αρχεία σας. Στο Invoice Maker, η καταχώριση ενός τιμολογίου ως πληρωμένου βοηθά στην οργάνωση της επισκόπησης. Αυτή η κατάσταση είναι ένα αρχείο που διατηρείτε· δεν πρέπει να περιγράφεται ως αυτόματη επεξεργασία πληρωμών.
Διατηρήστε και τις δύο πλευρές του αρχείου
Φυλάξτε το τιμολόγιο που εκδώσατε και τα αποδεικτικά της πληρωμής που το αφορούν. Αν ο πελάτης ζητήσει επιβεβαίωση, αναφερθείτε στον αριθμό τιμολογίου και στο πραγματικό ποσό πληρωμής. Για μερικές πληρωμές, κάντε σαφές το υπόλοιπο.
Αυτοί οι οδηγοί εξηγούν καθημερινές ροές εργασίας τιμολόγησης. Τα παραδείγματα είναι ενδεικτικά· ελέγξτε τους κανόνες που ισχύουν για την επιχείρησή σας και την τοποθεσία σας.
Αναφορά: GOV.UK — Απαιτήσεις τιμολογίου Ηνωμένου Βασιλείου ↗
