1. Thu thập thông tin trước khi bắt đầu

Chuẩn bị sẵn thông tin liên hệ doanh nghiệp, thông tin thanh toán của khách hàng, công việc và mức giá đã thỏa thuận, số hóa đơn và hướng dẫn thanh toán của bạn. Hãy hỏi xem khách hàng có cần mã đơn đặt hàng hay địa chỉ email thanh toán cụ thể không.

2. Thêm khách hàng và công việc

Trong Invoice Maker, hãy tạo một hóa đơn và chọn hoặc thêm khách hàng. Thêm một dòng riêng cho từng dịch vụ hoặc sản phẩm kèm số lượng và giá. “Thiết kế logo — phí dự án đã thỏa thuận” rõ ràng hơn “Công việc”. Hãy dùng loại tiền tệ đã thỏa thuận với khách hàng.

3. Kiểm tra ngày tháng và tổng tiền

Rà soát số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, ngày đến hạn thanh toán, tạm tính và bất kỳ loại thuế nào áp dụng. Hãy dùng hệ thống đánh số nhất quán. Chỉ đưa thuế vào khi phù hợp với hoàn cảnh của bạn; một mẫu không quyết định việc bạn có cần tính thuế hay không.

4. Chia sẻ PDF và giữ một bản sao

Mở hóa đơn đã hoàn tất, rà soát lại, rồi dùng tùy chọn chia sẻ để gửi PDF cho đúng liên hệ khách hàng. Giữ một bản sao của đúng tài liệu bạn đã gửi. Khi khoản thanh toán đến, hãy cập nhật hồ sơ của bạn thay vì cho rằng việc gửi hóa đơn đồng nghĩa với việc nó đã được thanh toán.

Những hướng dẫn này giải thích các quy trình lập hóa đơn hằng ngày. Các ví dụ chỉ mang tính minh họa; hãy kiểm tra các quy định áp dụng cho doanh nghiệp và khu vực của bạn.

Tài liệu tham khảo: GOV.UK — Yêu cầu về hóa đơn tại Vương quốc Anh ↗