1. शुरू करने से पहले जानकारी जुटाएँ
अपने व्यवसाय की संपर्क जानकारी, ग्राहक की बिलिंग जानकारी, सहमत काम और दरें, चालान संख्या तथा भुगतान के निर्देश तैयार रखें। पूछें कि क्या ग्राहक को खरीद आदेश का संदर्भ या कोई विशेष बिलिंग ईमेल चाहिए।
2. ग्राहक और काम जोड़ें
Invoice Maker में चालान बनाएँ और ग्राहक चुनें या जोड़ें। हर सेवा या उत्पाद के लिए उसकी मात्रा और कीमत सहित अलग पंक्ति जोड़ें। “लोगो डिज़ाइन — सहमत प्रोजेक्ट शुल्क”, “काम” से अधिक स्पष्ट है। ग्राहक के साथ सहमत मुद्रा का उपयोग करें।
3. तारीखें और कुल राशि जाँचें
चालान संख्या, चालान की तारीख, भुगतान की देय तारीख, उप-योग और लागू कर की समीक्षा करें। एक समान क्रमांकन प्रणाली अपनाएँ। अपनी परिस्थितियों के अनुसार आवश्यक होने पर ही कर जोड़ें; साँचा यह तय नहीं करता कि आपको कर वसूलना चाहिए या नहीं।
4. PDF साझा करें और एक प्रति रखें
तैयार चालान खोलें, उसकी समीक्षा करें और साझा करने के विकल्प से PDF को ग्राहक के सही संपर्क व्यक्ति को भेजें। आपने जो दस्तावेज़ भेजा है, उसकी हूबहू प्रति रखें। भुगतान मिलने पर अपने अभिलेख अपडेट करें; यह न मानें कि चालान भेजने का मतलब उसका भुगतान हो गया है।
ये मार्गदर्शिकाएँ रोज़मर्रा की चालान बनाने की कार्यप्रक्रियाएँ समझाती हैं। उदाहरण केवल समझाने के लिए हैं; अपने व्यवसाय और स्थान पर लागू नियम जाँचें।
संदर्भ: GOV.UK — यूके में इनवॉइस संबंधी आवश्यकताएँ ↗
