1. اجمع التفاصيل قبل أن تبدأ
حضّر معلومات الاتصال الخاصة بنشاطك، وتفاصيل الفوترة الخاصة بالعميل، والعمل والأسعار المتفق عليها، ورقم الفاتورة، وتعليمات الدفع. اسأل عما إذا كان عميلك يحتاج إلى مرجع أمر شراء أو بريد إلكتروني محدد للفوترة.
2. أضف العميل والعمل
في Invoice Maker، أنشئ فاتورة واختر العميل أو أضفه. أضف سطرًا منفصلًا لكل خدمة أو منتج مع الكمية والسعر. عبارة “تصميم شعار — أجر مشروع متفق عليه” أوضح من “عمل”. استخدم العملة المتفق عليها مع عميلك.
3. تحقّق من التواريخ والإجمالي
راجع رقم الفاتورة وتاريخها وتاريخ استحقاق الدفع والإجمالي الفرعي وأي ضريبة تنطبق. استخدم نظام ترقيم متسقًا. أدرج الضريبة فقط كما هو مطلوب حسب ظروفك؛ فالقالب لا يقرر ما إذا كنت بحاجة إلى فرضها.
4. شارك PDF واحتفظ بنسخة
افتح الفاتورة المكتملة، راجعها، واستخدم خيار المشاركة لإرسال ملف PDF إلى جهة الاتصال الصحيحة لدى العميل. احتفظ بنسخة من المستند نفسه الذي أرسلته. عند وصول الدفع، حدّث سجلاتك بدلاً من افتراض أن إرسال الفاتورة يعني أنه تم سدادها.
تشرح هذه الأدلة مهام إعداد الفواتير اليومية. الأمثلة توضيحية؛ تحقّق من القواعد التي تنطبق على نشاطك وموقعك.
مرجع: GOV.UK — متطلبات الفواتير في المملكة المتحدة ↗
