1. Συγκεντρώστε τα στοιχεία πριν ξεκινήσετε
Έχετε έτοιμα τα στοιχεία επικοινωνίας της επιχείρησής σας, τα στοιχεία χρέωσης του πελάτη, τη συμφωνημένη εργασία και τις τιμές, έναν αριθμό τιμολογίου και τις οδηγίες πληρωμής σας. Ρωτήστε αν ο πελάτης χρειάζεται αναφορά purchase order ή συγκεκριμένο email χρέωσης.
2. Προσθέστε τον πελάτη και την εργασία
Στο Invoice Maker, δημιουργήστε ένα τιμολόγιο και επιλέξτε ή προσθέστε τον πελάτη. Προσθέστε ξεχωριστή γραμμή για κάθε υπηρεσία ή προϊόν με την ποσότητα και την τιμή του. Το «Σχεδιασμός λογοτύπου — συμφωνημένη αμοιβή έργου» είναι πιο σαφές από το «Εργασία». Χρησιμοποιήστε το νόμισμα που έχετε συμφωνήσει με τον πελάτη σας.
3. Ελέγξτε τις ημερομηνίες και το σύνολο
Ελέγξτε τον αριθμό τιμολογίου, την ημερομηνία τιμολογίου, την ημερομηνία λήξης πληρωμής, το υποσύνολο και τυχόν εφαρμοστέο φόρο. Χρησιμοποιήστε ένα συνεπές σύστημα αρίθμησης. Συμπεριλάβετε φόρο μόνο όπως απαιτείται για την περίπτωσή σας· ένα πρότυπο δεν αποφασίζει αν πρέπει να τον χρεώσετε.
4. Κοινοποιήστε ένα PDF και κρατήστε ένα αντίγραφο
Ανοίξτε το ολοκληρωμένο τιμολόγιο, ελέγξτε το και χρησιμοποιήστε την επιλογή κοινοποίησης για να στείλετε το PDF στο σωστό σημείο επαφής του πελάτη. Κρατήστε αντίγραφο του ακριβούς εγγράφου που στείλατε. Όταν φτάσει η πληρωμή, ενημερώστε τα αρχεία σας αντί να υποθέτετε ότι η αποστολή του τιμολογίου σημαίνει ότι έχει εξοφληθεί.
Αυτοί οι οδηγοί εξηγούν καθημερινές ροές εργασίας τιμολόγησης. Τα παραδείγματα είναι ενδεικτικά· ελέγξτε τους κανόνες που ισχύουν για την επιχείρησή σας και την τοποθεσία σας.
Αναφορά: GOV.UK — Απαιτήσεις τιμολογίου Ηνωμένου Βασιλείου ↗
