Phí cố định hay công việc tính theo giờ?
Với dự án cố định, dùng mốc hoặc hạng mục bàn giao đã thỏa thuận làm mô tả dòng. Với công việc tính theo giờ, hiển thị số giờ và đơn giá giờ. Tách riêng các công việc bổ sung để khách hàng có thể đối chiếu với phần họ đã duyệt. Đừng trộn lẫn ước tính với số tiền cuối cùng phải trả.
Cung cấp đúng ngữ cảnh cho khách hàng
Bao gồm tên dự án, mã hóa đơn, ngày tháng và mọi số đơn đặt hàng mà khách hàng yêu cầu. Gửi hóa đơn đến đúng doanh nghiệp hoặc đúng người. Nếu một bộ phận khác xử lý thanh toán, hãy xin thông tin liên hệ của họ trước khi gửi.
Làm cho hướng dẫn thanh toán thiết thực
Dùng phương thức và thời điểm thanh toán đã thỏa thuận cho dự án. Giải thích mã tham chiếu mà khách hàng nên dùng và cung cấp thông tin cần thiết cho phương thức đó. Kiểm tra cẩn thận trước khi chia sẻ; ứng dụng hóa đơn không xác minh thông tin ngân hàng.
Tạo thói quen có thể lặp lại
Giữ một bản sao của từng hóa đơn đã gửi và dùng hệ thống đánh số nhất quán. Thường xuyên rà soát các hóa đơn chưa thanh toán và ghi nhận thanh toán khi bạn xác nhận đã nhận được. Khách hàng đã lưu trong Invoice Maker có thể giảm việc gõ lại khi một khách hàng quay lại với dự án khác.
Những hướng dẫn này giải thích các quy trình lập hóa đơn hằng ngày. Các ví dụ chỉ mang tính minh họa; hãy kiểm tra các quy định áp dụng cho doanh nghiệp và khu vực của bạn.
Tài liệu tham khảo: GOV.UK — Yêu cầu về hóa đơn tại Vương quốc Anh ↗
