Vaste prijs of werk op uurbasis?
Gebruik voor een vast project de afgesproken mijlpaal of deliverable als regellijstbeschrijving. Laat bij werk op uurbasis de uren en het uurtarief zien. Houd extra werk apart zodat de klant het kan koppelen aan wat is goedgekeurd. Meng een schatting niet met het definitieve verschuldigde bedrag.
Geef de klant de juiste context
Vermeld de projectnaam, factuurreferentie, data en eventueel het inkoopordernummer dat de klant heeft gevraagd. Richt de factuur aan het juiste bedrijf of de juiste persoon. Als een andere afdeling de betaling verwerkt, vraag dan vóór het versturen naar de contactgegevens daarvan.
Maak betalingsinstructies praktisch
Gebruik de betaalmethode en timing die voor het project zijn afgesproken. Leg uit welke referentie de klant moet gebruiken en geef de gegevens die voor die methode nodig zijn. Controleer de gegevens zorgvuldig voordat je deelt; de facturatie-app controleert bankgegevens niet.
Bouw een herhaalbare routine op
Bewaar van elke verzonden factuur een kopie en gebruik een consistent nummeringssysteem. Controleer onbetaalde facturen regelmatig en registreer betalingen zodra je de ontvangst hebt bevestigd. Opgeslagen klanten in Invoice Maker kunnen het opnieuw intypen verminderen wanneer een klant terugkomt voor een ander project.
Deze gidsen leggen alledaagse facturatieprocessen uit. De voorbeelden zijn ter illustratie; controleer de regels die gelden voor jouw bedrijf en locatie.
Referentie: GOV.UK — Vereisten voor facturen in het VK ↗
